Réclamation en cas d'impayé (litige du professionnel à l'égard de son client)

En tant qu’entrepreneur, vous êtes régulièrement confronté aux difficultés liées aux impayés ? Votre trésorerie s’en trouve fréquemment affectée ? Vous vous interrogez sur la meilleure façon d’obtenir vos règlements, tout en préservant de bonnes relations commerciales ? Comment agir en préservant au mieux vos intérêts ?

Relance pour impayés : la phase précontentieuse

Une facture impayée a souvent pour origine un simple oubli de la part du client. C’est la raison pour laquelle il est important, dans un premier temps, de privilégier une approche amiable. La relance constitue un moyen cordial de contacter votre client et de l’inviter à s’acquitter du règlement de la facture concernée.

Vous pouvez tout d’abord tenter de recouvrer votre créance à l’amiable. Essayer de joindre votre client au téléphone vous permet de vous assurer qu’il a bien reçu votre facture, et de vous renseigner sur la date qu’il a prévue pour effectuer son règlement. Cette première relance téléphonique vous permet également de prendre connaissance d’un éventuel litige avec votre client, si par exemple il n’est pas satisfait de la prestation que vous avez effectuée ou du produit que vous lui avez vendu. Pour une meilleure traçabilité, n’hésitez pas à matérialiser cette conversation par un e-mail.

Si cette première démarche pour impayés reste sans effet, vous devez alors adresser à votre client une lettre de relance. Ce document écrit peut être adressé à votre client débiteur en courrier simple, ou par courrier recommandé avec accusé de réception si vous envisagez de poursuivre par une procédure contentieuse (l’accusé de réception constituera alors une preuve que l’information a été délivrée). La lettre de relance a pour objectif de rappeler à votre client son obligation de paiement. Soyez clair, concis, rappelez le montant dû, la date de paiement initiale et pensez à joindre à votre relance la facture impayée. Vous pouvez adresser plusieurs lettres de relance à votre débiteur. Cependant, même si leur nombre n’est pas limité, des lettres de relance trop nombreuses peuvent être vécues par le destinataire comme du harcèlement et être punies pénalement (article 222-16 du Code pénal). Si l’impayé demeure après trois lettres de relance, vous pourrez alors passer à l’étape suivante, la mise en demeure.

La formulation de votre lettre de relance pour impayé doit être adaptée à la qualité et à l’ancienneté de votre relation commerciale et à la fréquence d’impayés. Elle doit comporter :

La date et la référence de la facture ; 

• Son montant, majoré des pénalités de retard ; 
• La date d’échéance ; 
• Les services ou produits facturés ; 
• Une invitation à régler dans les meilleurs délais sous peine de poursuites plus lourdes.

Relance pour impayés : la mise en demeure

Si vos lettres de relance n’ont pas permis le règlement des impayés, vous devez alors engager une procédure de mise en demeure.

La mise en demeure permet d’apporter un cadre formel à votre procédure de recouvrement et constitue la dernière étape avant la phase contentieuse. Elle se matérialise par la rédaction d’un courrier formel envoyé en recommandé avec accusé de réception à votre débiteur. Votre lettre doit être factuelle et détaillée. Rappelez clairement les faits et précisez la date limite de paiement des impayés avant d’engager des poursuites plus lourdes. Votre lettre de mise en demeure doit comporter les mentions obligatoires suivantes :

• Vos coordonnées et celles de votre client ;
• La date de rédaction de la mise en demeure ;
• Un exposé de la situation et des réclamations ;
• Le délai de règlement octroyé, énoncé de manière précise et qui doit être raisonnable ;
• La mention « mise en demeure » dans l’en-tête de la lettre ;
• Votre signature en tant que créancier ;
• Le montant de la facture à recouvrir.

Que faire si les relances pour impayés restent sans effet ?

Dans l’hypothèse où, malgré les lettres de relance et la mise en demeure, votre débiteur n’a toujours pas procédé au règlement des impayés, vous devrez recourir au recouvrement judiciaire.

Le recouvrement judiciaire peut s’obtenir de différentes manières.

Relance d’impayés : la procédure d’injonction de payer

Cette procédure consiste à formuler une requête auprès du Juge afin qu’il prononce une condamnation de votre débiteur à payer la somme qu’il vous doit. Cette procédure, généralement rapide et peu onéreuse, concerne souvent les montants inférieurs à 10000 euros. Le Juge rend son ordonnance au vu des seuls éléments que vous lui aurez fournis, sans entendre votre débiteur (on parle alors d’une procédure non-contradictoire). L’exécution se fait par voie d’huissier. Le débiteur peut néanmoins s’opposer à cette ordonnance, il dispose d’un mois pour ce faire. Le Juge confirmera alors l’ordonnance ou pas.

Relance d’impayés : le référé-provision

Il s’agit d’une procédure rapide, qui exige que la créance soit certaine et non-contestable. La procédure est contradictoire, à ce titre, le débiteur est entendu par le Juge. Si le juge rend une ordonnance de référé-provision, l’exécution se fait là aussi par voie d’huissier. Cette procédure est préconisée lorsqu’il existe un risque que le débiteur ne devienne rapidement insolvable.

Relance d’impayés : l’assignation en paiement

Si l’injonction de payer a été rejetée ou si le Juge n’a pas donné de suite favorable au référé-provision, la procédure adaptée est l’assignation en paiement, ou assignation au fond. La procédure est plus longue, plus complexe, également plus onéreuse, et est engagée lorsque la créance peut être contestable. Il appartient au Juge de trancher au fond et l’accompagnement par un avocat est conseillé.

Si vous possédez un contrat d’assurance de protection juridique, pensez à l’activer et à déclarer le litige auprès de votre assureur. Vous pourrez ainsi être accompagné tout au long de la procédure, et les frais d’huissier et d’avocat pourront, le cas échéant, être pris en charge.