Mise en demeure du syndic de copropriété

Vous constatez que votre syndic de copropriété refuse de réaliser des travaux pourtant nécessaires, ou il n’exécute pas les décisions prises en Assemblée Générale ? Qu’il ne respecte pas le règlement de copropriété ou néglige un sinistre touchant les parties communes ? Vous vous interrogez alors sur la meilleure façon d’agir. Que faire face à un syndic qui ne remplit pas ses fonctions ou qui ne respecte pas ses obligations ? 

Mise en demeure : quels sont les devoirs et obligations d’un syndic de copropriété ?

Le syndic tient un rôle essentiel dans la gestion d’une copropriété.  

Gérant les finances et l’administration de la copropriété, il doit respecter certaines obligations. C’est par exemple votre syndic qui s’assure de l’administration et de l’entretien des parties communes et des équipements de l’immeuble, et qui fait exécuter les travaux nécessaires à la bonne conservation des lieux. C’est également votre syndic qui établit le budget prévisionnel de la copropriété, qui tient les comptes du syndicat de copropriétaires et qui soumet ces éléments au vote des copropriétaires. Votre syndic informe la copropriété de toutes les décisions prises en Assemblée Générale, se charge de faire exécuter le règlement de la copropriété, et représente le syndicat des copropriétaires dans le cadre d’une action en justice. Votre syndic doit ouvrir un compte bancaire séparé pour la gestion financière de la copropriété.

Concernant la gestion administrative, votre syndic doit maintenir à jour la fiche synthétique de la copropriété (fonctionnement de la copropriété et état de l’immeuble, liste de tous les copropriétaires…).

Mise en demeure : comment procéder lors d’un litige avec votre syndic afin de protéger au mieux vos intérêts ?

En tant que mandataire du syndicat des copropriétaires, votre syndic, qu’il soit professionnel ou non, est chargé de la gestion de la copropriété et doit, à ce titre, répondre à certaines obligations. Ses fonctions administratives et financières sont fixées par la loi du 10 juillet 1965. 

Lorsqu’un syndic manque à ses obligations, cela peut constituer une faute grave. Si votre syndic ne respecte pas le règlement de copropriété, néglige un sinistre survenu dans les parties communes ou refuse d’effectuer des travaux reconnus nécessaires, il peut être tenu pour défaillant ou incompétent. Cela est également vrai s’il n’exécute pas les décisions adoptées en Assemblée Générale ou s’il n’intervient pas pour faire cesser un trouble.

En cas de litige avec votre syndic, il est préférable dans un premier temps de privilégier une tentative de conciliation à l’amiable. Cette démarche peut être individuelle ou collective et se concrétiser lors d’une première étape par un échange oral avec le représentant de votre syndic afin de tenter de trouver une solution. Indiquez-lui clairement le problème et précisez-lui vos attentes. Afin de garder une trace écrite de cet échange, il est recommandé de faire suivre votre échange d’un courrier (ou d’un mail), reprenant la teneur de votre conversation et précisant l’intervention attendue. Si aucune réponse n’est intervenue sous huit jours, une procédure de mise en demeure doit être engagée. Cette action se matérialise par l’envoi d’un courrier formel en recommandé avec accusé de réception.

Comment mettre en demeure un syndic de copropriété ?

Lorsque la tentative de règlement à l’amiable n’a pas abouti, le conseil syndical (composé de membres élus de la copropriété) peut mettre le syndic en demeure de faire respecter le règlement. Il est préférable que la démarche soit effectuée par le conseil syndical, même si chaque copropriétaire peut, individuellement, mettre en demeure le syndic. Cette solution aura davantage d’impact, d’autant plus si une action en justice doit faire suite à la tentative de résolution amiable.

La procédure de mise en demeure de votre syndic de copropriété se concrétise par l’envoi d’une lettre en recommandé avec accusé de réception. Cette lettre doit être factuelle et détaillée. Évitez les remarques subjectives, tenez-vous-en aux faits. Définissez clairement vos attentes et précisez la date limite accordée avant d’engager des poursuites plus lourdes.

Afin d’assurer à votre lettre de mise en demeure plus d’efficacité, assurez-vous qu’elle comporte les mentions suivantes :

• La date de la première tentative d’accord amiable (émanant du conseil syndical ou du copropriétaire) ;
• L’explication claire et précise de l’objet du litige ;
• Un rappel des devoirs et des obligations du syndic ;
• Le délai maximal dont dispose le syndic pour agir ;
• Les conséquences que pourraient avoir à subir le syndic dans l’hypothèse où il ne réagit pas à la mise en demeure.

Si cette démarche amiable de mise en demeure n’aboutit pas, vous pourrez alors engager une action en justice à l’encontre de votre syndic. Si vous détenez un contrat d’assurance de protection juridique, n’hésitez pas à l’activer et déclarez votre litige auprès de votre assureur. Cette garantie vous permettra d’être accompagné tout au long de la procédure, si besoin, permettra également la prise en charge de tout ou partie des frais associés (huissier, expert, avocat …).